Vill du tillåta personer utanför din organisation att schemalägga rumsresurser i din Google Kalender? Ibland behöver människor som inte arbetar i din organisation ha möjlighet att schemalägga rum på ditt kontor. Genom att använda en delad kalender blir det enkelt att undvika dubbelbokningar. Den här steg för steg-guiden visar hur du delar rumskalendrar i G Suite med externa användare som också använder Google Kalender. Använder personen du vill dela kalender med Exchange? Läs då den här artikeln istället.
Dela schemat för ett rum med en extern Google Kalender-användare
Steg 1: Behörigheter
Försäkra dig om att du använder ett G Suite-konto som har behörighet att hantera kalenderdelning. Gå till Google Kalender-sidan, och i det vänstra sidofältet väljer du “Bläddra i kalendrar av intresse” från avsnittet “Andra kalendrar”.
Steg 2
Klicka på fliken “Annat” så ser du alternativet “Resurser för (din domän)”.
Steg 3
Klicka på “Prenumerera” bredvid de resurskalendrar du vill dela. Det gör att de visas under din “Mina kalendrar”-lista där du kan redigera delning.
Steg 4
Gå tillbaka till rullgardinsmenyn för kalendern och välj “Dela den här kalendern”.
Steg 5
Ange e-postadresserna till de utanför din domän som du vill dela resurskalendern med. Ställ in “Gör ändringar i händelser” under “Behörighetsinställningar” och glöm inte att spara.
Ett meddelande skickas nu till de du har lagt till och kalendern visas under deras “Mina kalendrar”-lista i sidofältet. Till följd av detta kommer händelser som de bokar till den resurskalendern att dyka upp i din organisations kalender.
Så här kommer schemaläggningsprocessen att se ut från och med nu
För personer inom din organisation kommer det att fungera som vanligt – rum bokas via fliken “Rum” när en händelse skapas.
Personer utanför din organisation kommer att boka rum med hjälp av den delade kalendern, under den vanliga kalenderrullgardinsmenyn. Kalendern kommer inte att visas under “Rum” och användare måste bjuda in sig själva till mötet om de också vill ha det i sin personliga kalender.
Klappat och klart!