Kom igång
Denna korta bruksanvisning är tänkt att ge en snabb introduktion till Meetio Room. Om du har några frågor eller funderingar, tveka inte – hör av dig!
Meetio Room och din kalender
Meetio Room är en förlängning av din digitala kalender. Den ansluter till dina rumskalendrar och all information synkroniseras mellan kalendern och surfplattan. Möten kan schemaläggas från ditt digitala kalendersystem eller direkt på skärmen.
Meetio Room är högst flexibel och kan konfigureras för att möta olika organisationers skilda behov. Därför är kanske inte alla funktioner som visas i den här guiden aktiverade i din organisation. Kontakta systemadministratören för mer information om din installation.
Allmän visningsinformation
Med hjälp av ett trafikljussystem anges rummets status tydligt genom skärmens färg och LED-lampor. Surfplattan ger också ytterligare information om rummens kapacitet och utrustning, samt pågående och kommande möten.
Grönt – tillgängligt
Rummet är ledigt – varsågod och gör din bokning.
Gult – snart upptaget
Rummet blir snart upptaget. Om det är din bokning kan du checka in ditt möte.
Rött – möte pågår
Rummet är upptaget – ett möte pågår!
Agendan för dagen
Tryck på kalenderikonen för att få en översikt över schemalagda möten. Klicka på pilikonerna för att ändra dag.
Rapportera utrustningsfel
Tryck på utrustningsikonerna i det övre vänstra hörnet för att komma åt rapportdialogen, där du kan rapportera eventuella funktionsfel hos rumsutrustningen.
Bättre typografi och användning av utrymme
Åtgärdsknappen i det nedre högra hörnet visar vilka åtgärder som är möjliga för tillfället. Se en lista över åtgärder nedan.
Boka rum
Tillgängligt rum
Du kan antingen boka rummet för ett spontanmöte eller boka in ett framtida möte.
För spontanmöten trycker du bara på “Boka rum” och väljer önskad tid från förvalsalternativen, trycker på “Boka” så är rummet ditt.
För att schemalägga ett framtida möte klickar du på fliken “Senare” och väljer tid för mötet, skriver en tydliggörande titel (att ange ditt namn i rubriken anses som bästa praxis) och klickar på “Boka rum”.
Hantera pågående möten
Bokat rum
Ett pågående möte kan antingen förlängas eller avslutas, eller så kan du schemalägga ett möte till senare.
Om mötet avslutas före det planerade slutet kan du göra rummet ledigt för dina kollegor genom att trycka på “Ändra” och “Avsluta nu”.
Om du behöver mer tid under ett möte väljer du ett av de två förlängningsalternativen. Mötestiden förlängs både på surfplattan och i rumsresurskalendern.
Checka in kommande möte
Snart upptaget rum
Om du gjort en bokning från din digitala kalender kräver Meetio Room att du “checkar in” för att bekräfta att du faktiskt använder rummet för mötet. På så sätt tas alla bokningar där mötet av någon anledning inte inträffar bort, och rummet blir ledigt så att någon annan kan använda det.
I början av mötet trycker du bara på “Checka in” och bekräftar att du är mötesarrangören.
Klart!
Nu vet du allt du behöver för att boka och hantera möten med Meetio Room. Om du har några frågor, tveka inte – hör av dig!