När du öppnar rumskalendrar i Outlook ser du som standard schemalagda möten, men inte mötenas ämnen. Standardlösningen till detta som vi har sett är att ge användarna full åtkomst till rummet i kontrollpanelen i Exchange (ECP). Då kan användare se ämnena och allt är frid och fröjd. Eller är det verkligen så?
Nej, tyvärr är det inte så (typiskt). Först och främst innebär det att användarna kan hantera mötena som de vill, boka om dem och göra dubbelbokningar. De kommer också kunna se möten som är markerade som privata, vilket innebär en risk för att känslig information hamnar i fel händer.
Lösningen
Så vad är då den bästa lösningen? Genom att bevilja begränsad åtkomst är det möjligt att se mötestiteln (såvida den inte är markerad som privat). Som vanligt (🙄) kan detta inte göras via ECP, utan vi måste ansluta till Powershell för Exchange/Office 365 – så här gör du!
Att ställa in begränsad åtkomst i en rumskalender är lätt som en plätt:
Set-MailboxFolderPermission -Identity zelda@meetio.com:\calendar -User default - AccessRights LimitedDetail
Byt bara ut zelda@meetio.com mot e-postadressen för din rumskalender.
Om du vill ställa in begränsad åtkomst till många rum blir det plötsligt lite knepigare. Men det är absolut inget som inte går att lösa! Låt oss börja med att samla ihop alla rumsbrevlådor:
Get-mailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox
Ta sedan objekten, formatera om dem så att : \Calendar läggs till för varje objekt och ställ sedan in AccessRights via Set-MailboxFolderPermission. Det bör se ut ungefär så här:
foreach($room in Get-Mailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox) {$roomcal = $room.PrimarySMTPAddress+":\Calendar"Set-MailboxFolderPermission -Identity $roomcal -User Default -AccessRights LimitedDetails}
Du måste dessvärre köra det här kommandot varje gång du lägger till ett nytt rum.