Vi vill alla att våra dagar på kontoret ska vara smidiga så att vi kan fokusera på de viktiga uppgifterna. Men för att få dagarna att vara smidiga krävs ett visst mått av ansträngning och planering.
Att schemalägga och genomföra möten är idag för många en av de viktigaste variablerna som påverkar på produktiviteten. För dig som använder Outlook för dagliga e-postmeddelanden är det förmodligen enklare att hantera dina möten än du tror.
Den här grundläggande guiden lotsar dig genom processen för att schemalägga ett möte och boka ett rum för det mötet i Outlook.
Steg 1: I Outlook – öppna din personliga kalender
Steg 2: Skapa ett möte genom att göra något av följande
a) Markera tiden för mötet i kalendern – ange en rubrik/ett ämne för mötet – tryck på Enter för att bekräfta rubriken – tryck på Enter igen för att öppna mötesinstansen – klicka på Bjud in deltagare.
Eller:
b) Välj Nytt möte – ange önskad mötesrubrik.
Steg 3: Bjud in deltagare (valfritt)
Om du vill bjuda in personer till mötet lägger du bara till deras e-postadresser under “Till:”.
Steg 4: Schemalägg ett rum (valfritt)
a) I mötesdialogrutan klickar du på rum, väljer önskat rum i listan och trycker enter – tryck sedan enter igen för att bekräfta.
Eller:
b) TIPS: Du kan aktivera rumssökaren i Outlook. Prata med administratören om att skapa rumslistor. När du har aktiverat rumssökaren filtreras rum som är tillgängliga för ditt möte fram automatiskt.
Steg 5: Ange en agenda (valfritt)
Det stora textfältet i mötesdialogrutan är perfekt avpassad för att ge mötet en tydlig agenda. Håll det kort och tydligt!
Steg 6: Tryck på skicka!
- Mötesbokningen registreras i din kalender.
- Mötesinbjudan skickas till alla deltagare så att de kan se dem i sina egna kalendrar. De inbjudna kan sedan acceptera mötesinbjudan, tacka nej till den eller föreslå en alternativ tidpunkt för mötet.
- Mötesrumsresursen bör svara inom kort.