Först och främst rekommenderar vi starkt att du gör en noggrann inventering av skrivborden på kontoret/våningen eller i byggnaden. Att vara helt på det klara med hur många skrivbord det finns, var de finns och eventuella särskiljande egenskaper hos skrivborden eller områdena är till stor hjälp när du ställer in Meetio Desk. När du har färdigställt inventeringen och vet hur det “verkligen” ser ut är det dags att konfigurera ditt system och “avspegla” den verkligheten med virtuella skrivbord.
Ställ in dina byggnader
Logga in på Meetio Admin eller skapa ett nytt konto för ditt företag genom att klicka på “Registrera”. Vid din första inloggning tas du till instrumentpanelen och får en inledande installationsguide. Vi rekommenderar starkt att du går igenom stegen, men du kan alltid stänga sidan och återkomma till den senare.
I det första steget tillfrågas du om du har en byggnad, flera byggnader men inga arbetsplatser, eller flera arbetsplatser med flera byggnader. Du behöver inte kartlägga hela organisationen just nu eftersom du kan lägga till byggnader och platser vid ett senare tillfälle.
I nästa steg skapar och namnge du dina arbetsplatser/byggnader. Om du har arbetsplatser måste du också välja en överordnad arbetsplats för varje byggnad. Som ett valfritt steg kan du också peka ut dina byggnader på Google Maps.
I nästa steg blir du ombedd att skapa våningar i dina byggnader.
De följande stegen “Kalendersystem” och “Tjänstkonto” är främst inriktade på mötesrum. Om du använder Meetio Room/Meetio View är det ett nödvändigt steg. Om du bara använder Meetio Desk behövs det inte, men vår mobilapp visar även mötesrumstillgänglighet. För en bättre användarupplevelse rekommenderar vi därför att du konfigurerar ett tjänstkonto och mötesrum eftersom mobilappen drar kapacitet och resursdata från Meetio Admin (du kan läsa mer om hur du konfigurerar ett tjänstkonto för Exchange, G-Suite eller Office 365 i våra andra installationsguider.)
Om du inte vill fylla i de tekniska detaljerna just nu kan du hoppa över det så avslutas installationsguiden.
Uppdatera sidan så ser du en ny flik som heter “Byggnader” under “Utrymmen”.
Börja med att sätta upp arbetsytor under byggnader (https://admin.getmeetio.com/desks)
Skapa arbetsytor
Vadå arbetsyta?!
Arbetsytor är representationer av grupper av skrivbord, och de används för att sortera och söka efter lämpliga skrivbord.
I Meetio-appen på din telefon ser du en lista över arbetsytor och kan boka ett skrivbord inom en specifik arbetsyta.
Arbetsytorna utgör också ikonerna på din planritningskarta (om du implementerar Meetio View med karttillägget i din Meetio-konfiguration):
En arbetsyta kan vara bara fyra skrivbord som satts ihop, alla skrivbord i ett rum eller till och med utgöra en del av en våning. Vanligtvis har inte alla skrivbord i en arbetsyta samma egenskaper och är inte placerade i närheten av varandra.
Börja med att trycka på “Ny grupp” -> ”Arbetsytor” och skapa några arbetsytor som du upplever representerar ditt kontor:
Konfigurera virtuella skrivbord
Det är här det börjar hända grejer! När de virtuella skrivborden är skapade och licensierade skapas en digital kalender för vart och ett, och skrivborden kan bokas av användare via deras telefoner.
Du kan antingen fylla dina arbetsytor med ett individuellt skrivbord åt gången eller lägga till flera skrivbord i en arbetsyta baserat på samma nomenklatur (dvs. Tyst skrivbord 1, Tyst skrivbord 2, Tyst skrivbord X och så vidare):
När du har skapat skrivborden måste du tilldela dem en licens vardera. Den funktionen får du åtkomst till via redigeringsikonen för varje skrivbord:
Du kan även ändra regeluppsättningarna eller inställningarna för varje enskilt skrivbord genom att trycka på redigeringsikonen, eller hantera inställningar och regeluppsättningar för hela arbetsytan genom att trycka på “Hantera arbetsyta” och sedan ”Redigera inställningar”.
Regeluppsättningen per skrivbord påverkar sedan alla användares möjlighet att boka ett skrivbord, vare sig det sker via Meetio-appen på din telefon eller via puckenheten på skrivbordet.
Lägg till arbetsytor på kontorskartan
Obs! Kräver Meetio View med karttillägg
Om du inte redan har skapat en karta för Meetio View, men beställt en karta som ska skapas över ditt kontor, ska du börja med att kontakta din Meetio-representant och lämna över det efterfrågade materialet: Se artikeln Kartspecifikation för anvisningar om hur du gör för att få kartan skapad av Meetio.
När du väl har en karta över ditt våningsplan hittar du den i den vänstra panelen under MEDIA -> Kartor:
- Öppna kartan genom att klicka på bilden.
- Välj “Lägg till arbetsyta”.
- Dra och släpp den nya arbetsytans etikett på den plats du vill att den ska hamna.
- Under “Anslutning till arbetsyta” väljer du vilken arbetsyta som motsvarar den nya arbetsytans etikett.
- Bekräfta och spara.
Glöm inte att tilldela kartan till din Meetio View-enhet, om du inte redan har gjort det. Där kan du också styra textstorleken för arbetsytans etikett.
Lägg till en karta i telefonappen
- Klicka på “Byggnader”
- Klicka på en befintlig våning
- Välj kartan under “Karta” och klicka på Spara.
Distribuera telefonappen till medarbetare
Bokning av ett skrivbord kan göras från dina kollegors telefoner eller på själva skrivbordet (om du lägger till Meetio Desk-pucken i din kontorskonfiguration).
Om du inte redan har distribuerat Meetio-telefonappen bland dina kollegor kan du hitta den fullständiga guiden här.
Det var allt – nu är du klar! Tveka inte att kontakta oss om du behöver hjälp. Öppna bara ett supportärende.
Lycka till med det flexibla kontoret!