Om du är van vid att ha många möten vet du att det värsta är när ett möte slutar samma tid som ett annat börjar. Som tur är finns det ett smart Outlook-hack som kan hjälpa dig!
Möten utan pauser emellan har en tendens att göra oss stressade, ofokuserade och irriterade. Dels för att det fortfarande inte går att teleportera sig från ett mötesrum till ett annat och dels för att det inte finns tid till att förbereda sig för nästa möte. För att inte tala om möten som börjar samma minut som du får tillgång till mötesrummet.
Som tur är har Outlook en funktion som automatiskt lägger in en liten tidsbuffert mellan dina möten. Låt oss ta en titt på hur du kommer igång!
Steg 1: Gå till inställningar
På Outlook-kalendern klickar du på kugghjulet i det övre högra hörnet. Välj sedan “Visa alla Outlook-inställningar”.
Steg 2: Förkorta varaktigheten för alla händelser
Under “Kalender” och “Händelser och inbjudningar” hittar du en ruta som heter “Förkorta varaktigheten för alla händelser”. När du markerat den här rutan visas fler alternativ och du kan ändra standardminuterna om du vill. Klicka på spara när du är nöjd med inställningarna!
Hur ser det ut i min kalender?
Som du kan se kommer Outlook att avsluta mötet fem minuter tidigare än vanligt om det varar under en timme. Om mötet varar i en timme eller mer kommer det att avslutas tio minuter tidigare.
Tänk på att detta bara gäller så länge det är du själv som arrangerar och alltså inte på de möten du bjuds in till (såvida inte mötesinbjudaren har tillämpat samma funktion förstås).
Konfigurera funktionen för hela organisationen
Om du känner att detta är den bästa inställningen någonsin och att det är dags att förbättra organisationens möteskultur på allvar så har vi goda nyheter. Det finns ett sätt att driftsätta inställningen till alla anställda!
Det enda du behöver göra är att driftsätta en gruppolicyinställning som:
1. ändrar registret vid:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Calendar
2. och uppdaterar värdena EndEarlyShort och EndEarlyLong samt värdet EndEventsEarly.
Värdet EndEarlyShort påverkar möten som är under en timme. Du behöver inte acceptera de föreslagna varaktighetstiderna på 5, 8 och 10 minuter, utan kan själv välja en föredragen tidig sluttid. EndEarlyLong gäller möten på 1 timme eller mer och samma regler för varaktighetslängd gäller här.
Värdet EndEventsEarly är inställningen som slår på funktionen. Så förutom att ställa in tidiga sluttider måste du komma ihåg att ställa in värdet på 1 för att aktivera funktionen.
Om du inte vill att personalen ska kunna välja sin egen anpassade sluttid, kan du ändra policyinställningen för registernyckeln med hjälp av registerredigeraren. Om du gör det kan användarna inte justera varaktigheten.
Lycka till!